REGISTRO DI ENTRATA E USCITA DELLE SOSTANZE STUPEFACENTI

Norme e suggerimenti sulla compilazione del Registro di entrata e uscita

(D.M. 20 aprile 1976 – G.U. n.121 del 8-5-1976 e successive modifiche ed integrazioni)

La Legge n. 38 del 15.03.2010, pubblicata sulla G.U. n. 65 del 19.03.2010 e in vigore dal 03.04.2010, modifica l'art. 60 comma 4 del DPR 309/90 prevedendo ...la possibilità di avere un registro stupefacenti con un numero di pagine adeguato alle necessità.
Potranno, pertanto, essere utilizzati registri con un numero di pagine ridotto, purché conformi al modello ministeriale.

Era comunque già stato chiarito, con la nota UCS del 16.03.2009, inviata tramite mail, che il registro può essere costituito da un numero diverso da 200 pagine, purchè realizzati graficamente, nell'intestazione e nelle pagine dedicate alle sostanze, in conformità al modello di cui al DM 20.04.1976.

  INTESTAZIONE   “Indicazione della sostanza o della preparazione” (1)

Indicare il medicinale cui si riferisce la pagina. Nel caso di specialità medicinali o di generici annotare il confezionamento (scatola da cinque fiale, flacone da 20 ml. ecc.); nel caso di una sostanza indicare l’unità di misura, per esempio, g (grammi), ml (millilitri), ecc..

  COLONNA   “N. progressivo dell’operazione” (2)

Deve essere indicato il numero progressivo delle operazioni eseguite nel corso dell’anno solare, cioè con inizio il 1° gennaio di ogni anno (salvo, ovviamente, il caso di un medicinale preso in entrata nel corso dell’anno) e con termine il 31 dicembre.

  COLONNA   “Data 2009” (3)

In testa alla colonna indicare l’anno; in basso in ordine cronologico, il giorno ed il mese in cui si è svolto il movimento di entrata e di uscita “contestual-mente” al momento in cui tali operazioni si verificano.

  COLONNA   “Documento, N., Data” (4)

Vanno trascritti gli elementi indicativi del documento giustificativo delle entrate e delle uscite.

Nel caso di acquisto dai fornitori (entrata), indicare “buono acquisto”, anche in forma abbreviata, seguito dal relativo numero identificativo e dalla data in cui è stato compilato.

Nel caso di cessione (uscita),oltre alla data di emissione del documento da riportare nell’apposita casella, indicare il tipo di documento ricevuto:

• “ricetta”;
• richiesta di clinica, ospedale, ambulatorio, casa di cura;
• autoricettazione per uso professionale urgente da parte di medici o di veterinari;
• verbale di distruzione da parte della ASL, di sequestro da parte dell’autorità giudiziaria, di denuncia di furto all’autorità di pubblica sicurezza, ecc.;
• buono acquisto del fornitore -di colore rosa (vecchio modello) o uguale a quello della farmacia (nuovo modello)- in caso di reso, perché scaduto, avariato o non più commerciabile, ecc. (il farmacista conserva la seconda parte del B.A. come documento giustificativo di uscita ed invia la terza sezione a: Ministero della Salute - Ufficio Centrale Stupefacenti, Via Giorgio Ribotta 5, 00144 Roma);
• richiesta in base ad autorizzazione speciale del Ministero della Salute ai fini della ricerca scientifica e della sperimentazione o per indagini richieste dalla autorità giudiziaria.

Ai fini pratici è consigliabile attribuire al documento un numero progressivo corrispondente a quello della trascrizione sul registro o seguendo metodi alternativi che consentano un immediato riscontro.

  COLONNA   “Origine o destinazione” (5)

In “entrata”, indicare la denominazione e la sede del fornitore. In “uscita”, annotare:

• cognome e nome dell’intestatario della ricetta;
• denominazione e sede della clinica, ospedale, ambulatorio, ecc:
• “distruzione”, “sequestro”, “furto”, ecc.;
• “denominazione del fornitore che ha inviato il buono acquisto e annotazione dei suoi estremi, cioè B. A.: nella 3 colonna e a seguire numero e data di compilazione; nella colonna “NOTE” è consigliabile riportare: “reso al fornitore”.

  COLONNE   “Entrata” “Uscita” (6)	

In testa a queste colonne si ha cura di annotare, esplicitamente, l’unità di misura (grammi, millilitri, scatola, flacone, ecc.) adottata per indicare la quantità in entrata ed in uscita; l’unità di misura, quale che sia, deve essere coerente con quella impiegata nel redigere il buono acquisto.

Nel caso di MORFINA FIALE e qualora si impieghi una sola pagina del registro intestata a “Morfina fiala”, acquistando contemporaneamente confezioni da 5 e da 1 fiala si dovranno utilizzare obbligatoriamente due buoni acquisto diversi cui ovviamente faranno riscontro due operazioni progressive di registrazione in entrata – come detto a “Morfina gestione in farmacia” – sulla stessa pagina. Nel caso di impiego del nuovo modello di B.A., l’acquisto si può concretizzare in un solo B.A. cui corrisponderà una sola registrazione in entrata.

  COLONNA   “Giacenza” (7)

L’indicazione del dato relativo alla giacenza non è obbligatorio per la farmacia (vedi NORME D’USO nell’ultima pagina del registro). Ciò nonostante, si SUGGERISCE DI EFFETTUARE UGUALMENTE questa operazione, perché permette un rapido ed immediato controllo della esattezza delle trascrizioni effettuate e della corrispondenza ai quantitativi realmente presenti in farmacia.

  COLONNA   “Note”

Per quanto attiene i prodotti scaduti o eventualmente revocati o per i quali sia stata sospesa la vendita, si rammenta la necessità di averli sempre in entrata anche negli anni successivi, annotando in questa colonna per es.: scadute 5 scatole oppure revocata 1 scatola o quant’altro.

In caso di consegna frazionata, cioè di una quantità inferiore a quella prescritta ed eventualmente da completarsi in tempi successivi, si devono registrare in uscita inizialmente solo i medicinali forniti; nella colonna “Note” si scriverà: “Fornitura parziale”. Al momento del nuovo arrivo dei medicinali in farmacia si provvederà alla loro entrata e successivamente, quando si completerà la fornitura al paziente, si registrerà la parte residua della prescrizione (Circ. Min. Sal. 800.UCS/AG1/3622 del 26 giugno 2001); annotando nella colonna “Note”: “Fornitura completata”.

  RIPORTI E NOTE DI CHIUSURA

Alla fine di ogni pagina è necessario riassumere nelle apposite caselle i totali delle entrate, delle uscite e la giacenza; è, inoltre, necessario indicare il numero della pagina in cui proseguono le registrazioni. Tuttavia se si prosegue nella pagina immediatamente successiva, le operazioni riassuntive a fine pagina e quelle di riporto ad inizio pagina possono essere omesse (vedi NORME D’USO nell’ultima pagina del registro). Tuttavia, si consiglia, per una più immediata lettura dei dati del registro di riportare le operazioni riassuntive per ogni pagina.

È consentito destinare ad un determinato medicinale (o sostanza) gruppi di pagine successive in un numero proporzionato al movimento previsto; ciascuna di loro deve essere debitamente intestata (vedi NORME D’USO nell’ultima pagina del registro). È vietato lasciare pagine non intestate e non utilizzate tra una registrazione e la successiva (vedi NORME D’USO nell’ultima pagina del registro).

Nel momento in cui si decide di utilizzare un nuovo registro per esaurimento del vecchio o per metodica di lavoro, si devono sbarrare le pagine rimaste inutilizzate. Il rinnovo del registro avviene di norma all’inizio dell’anno solare, ma se durante l’anno si esauriscono le pagine disponibili per una o più voci, può accadere di dover utilizzare un nuovo registro per quelle sole voci. All’inizio del nuovo anno, in altre parole al 1° gennaio, vi si trascriveranno anche le rimanenti dal precedente registro.

All’inizio di ogni anno solare si trascrive la giacenza quale risulta alla fine dell’anno precedente. Il dato relativo alla giacenza può essere per comodità riportato anche nella colonna corrispondente all’entrata. In merito il Ministero della Salute (Nota 800.UCS/AG1/5904 del 28-12-2000) ha confermato che appare irrilevante ai fini della corretta tenuta del registro adottare uno dei due metodi, vale a dire: riportare il solo dato della giacenza, che consente di rilevare il consumo annuale ovvero riportandolo anche nella colonna delle entrate per visualizzare l’immediata corrispondenza “contabile”. Le operazioni di chiusura di fine anno devono essere effettuate indistintamente per tutti i medicinali e le sostanze relative alla Tabella ll Sezioni A, B e C del DPR 309/90 iscritte nel registro, anche quando non si sia verificato alcun movimento durante l’anno riportando in fondo alla pagina i totali delle entrate, delle uscite e la giacenza – eventualmente con l’aggiunta della dicitura “Operazione di chiusura di fine anno (art. 62 DPR 309/90)” – e annullando con una barra trasversale le eventuali righe inutilizzate.

È ammessa la correzione per depennamento di eventuali errori di trascrizione, a condizione che il dato corretto sia ancora leggibile (Cod. civ. art. 2219); non è consentita nessuna abrasione, né cancellazione.

I medicinali o le sostanze da tenere obbligatoriamente in armadio chiuso a chiave e separato dai veleni sono quelli della tabella II Sezione A (nota in calce alla Tabella n. 3 della F.U. XII ed., pag. 1344). Non vige alcun divieto di conservare nello stesso armadio anche i medicinali delle Sezioni B e C.

Conservazione del Registro

Il Registro va conservato:

• in un posto “riservato” evitando, per ovvi motivi di riservatezza, l’accesso di terzi ai dati in esso contenuti;
• per due anni a far data dall’ultima registrazione insieme a tutti i documenti giustificativi delle entrate e delle uscite Legge n. 38 del 15.03.2010 (G.U. n. 65 del 19.03.2010 in vigore dal 03.04.2010). In ogni caso è bene ricordare che la legge non è retroattiva, pertanto i registri su cui sono state annotate movimentazione in data antecedente al 3 aprile 2010, devono continuare ad essere conservati per cinque anni dall’ultima registrazione sul registro.

Conservazione della documentazione

Il registro si conserva per due anni a far data dall’ultima registrazione (cioè dall’ultimo giorno di utilizzo) insieme agli altri documenti giustificativi dei movimenti (fatture, buoni acquisto, ricette, richieste, ecc). Ad esempio se termino il registro in data 31.12.2012 questo va conservato, congiuntamente a tutti i documenti giustificativi di cui sopra, sino al 31.12.2014.